E-mail arkivering

Et e-mail arkiveringssystem definerer, hvilke e-mail meddelelser, der skal arkiveres. Meddelelserne arkiveres til de mest økonomiske og effektive storagemedier og sletter automatisk meddelelserne, når der ikke længere er brug for dem.

Policy-baseret e-mail arkiveringssoftware giver it-chefer mulighed for at håndtere større e-mail-arkiver samt give plads på produktionsservere og øge backup-hastigheden. Disse applikationer omfatter typisk:

• indeksering og søgefunktioner
• adgang til logs for arkiverede og redigerede e-mails
• regler for klassifikation af e-mails
  

Via regelsættet udføres klassifiseringen for at finde ud af hvilke data, virksomheden er i besiddelse af, hvilke datatyper, der skal beskyttes og langtidslagres, samt hvilke arkiveringsregler der skal anvendes.

Hvorfor arkivere e-mails?

Undersøgelser viser, at 80 procent af det primære storage sjældent bruges.

Før i tiden var virksomheder ofte afhængige af, at slutbrugerne havde deres egne individuelle e-mail arkiver. It-afdelingen ville tage sikkerhedskopier af e-mail, men ikke på en måde, der gjorde det muligt at søge efter meddelelser. Hvis der var brug for at finde en specifik e-mail, kunne det ofte tage flere uger at finde den. Med vores dages compliance-regler er det blevet nødvendigt for mange it-afdelinger at administrere hele virksomhedens e-mailarkivering i større mængder, således at specifikke meddelelser kan findes frem i løbet af få minutter - og ikke flere uger.

Efter vores mening er der flere gode grunde til at implementere et e-mail arkiv:

• For at bevare større datamængder, der ikke kræver hyppig brug
• At sikre, at relevante data opbevares i henhold til interne og/eller eksterne lovgivningsmæssige krav.
• At reducere omkostningerne, eftersom arkivering og storage bygger på billige diskdrev.
• Ved hjælp af CAS-systemer (Content Addressable Storage) som storage for arkiver kan disse implementeres korrekt, med undtagelse af backups. Antallet af kopier af de arkiverede objekter og distribution af CAS klyngenoder danner basis herfor.

Afhængigt af leverandørernes implementering findes der forskellige funktionaliteter i e-mail arkiveringssoftwaren. De mest almindelige er:

• Mailboksarkivering. Denne funktion anvendes til at reducere størrelsen på mail-lagret (og er den første grund til at implementere en e-mail-arkiveringsløsning), både offentligt og private mailbokse. Dette er med til at reducere backup- og restore-tid i tilfælde af større problemer.
• Journaling (Exchange). Denne funktion anvendes til at overholde interne og eksterne krav. Alle ind- og udgående e-mails kopieres til Exchange Journaling mailboksen. E-mail-arkiveringssoftware læser denne mailboks og lagrer e-mail-objekterne på relevante storage-lokationer efter foruddefinerede regler. Tekstdelen kan også oversætte ren tekst, som er indekseret og gjort tilgængelig for fremtidig søg og hent.
• PST-migration. Antallet og størrelsen af PST-filer i en organisation kan overstige størrelsen på online Exchange-databasen. Når de ligger på centrale filservere, bliver de regelmæssigt sikkerhedskopieret. Når de ligger på arbejdsstationer bliver de sandsynligvis slet ikke sikkerhedskopieret. I begge tilfælde kan de informationer, de indeholder, være missionskritiske, men ikke tilgængelige. Når informationerne er migreret, oversat og indekseret, bliver de fjernet fra den forrige lokation og gjort tilgængelige for søg og hent.

Proact

Arkivering er et af de primære fokusområder for Proact, og e-mail-arkivering er nok det letteste og mest omkostningseffektive sted at starte implementering af et arkiv.